Når tid er guld værd

Som virksomhedsleder/-ejer kender du sikkert til, at tiden kan føles knap og der ofte skal prioriteres hårdt, for at få alle ender til at hænge sammen.

Men får du hver gang prioriteret rigtigt og er du klar over konsekvensen af dine prioriteringer?

Arbejdsmiljøområdet er desværre ofte et af de områder der bliver nedprioriteret, fordi det ”jo går meget godt i hverdagen” 😊.

5 konsekvenser ved ikke at have fokus på arbejdsmiljøet:

• Det er svært at fastholde medarbejder
• Det er svært at tiltrække nye medarbejder
• I opnår ikke den fulde gevinst, der er ved et godt arbejdsmiljø
• Arbejdstilsynet besøger oftere, hvis de får øje for jeres nedprioritering
• Der er risiko for bøder og påbud – ikke mindst hvis uheldet er ude

Hvordan prioriterer du din tid?

Er du sikker på at du bruger din tid bedst og har truffet den rette prioritering?

Som virksomhedsleder i en mindre virksomhed ved jeg, at jeg bruger mine ressourcer bedst, ved at gøre det jeg er bedst til og uddelegere andre opgaver til andre, der har ekspertise på deres områder.

Er du i tvivl om du bruger dine ressourcer bedst ift. de områder du er ansvarlig for, så prøv at bruge dette lille værktøj.

Opgavehjulet/emnehjulet

Hjulet skaber overblik ved at sikre:
• Fokus på dine ansvarsområder
• Fokus på hvilke områder der måske skal outsources (internt/eksternt)
• Giver dig mulighed for at prioritere din tid bedst muligt.

Et effektivt visuelt ledelsesværktøj der er med til at skabe overblik for dig og hjælper dig til at prioritere din tid. Når du bruger tiden forkert, bliver du ineffektiv og det vil kunne ses på bundlinjen. En god tids- og ressourceplanlægning er guld værd.

Sådan bruges opgavehjulet

Skriv de ansvarsområder ned, som du er ansvarlig for f.eks.: arbejdsmiljø, ledelse, personalepleje, kundepleje, økonomi, markedsføring, ordrebehandling, drift.

• Tegn en stor cirkel (på pair, tavle, flipover, pc)
• Cirklen opdeles i et antal felter svarende til antallet af ansvarsområder.
• Skriv emnerne på cirklen, et emne ud fra hvert felt

Tilfredsheden af det aktuelle ansvarsområde

Hvor tilfreds er du med det enkelte område lige ’her og nu’, if.t til den tid du bruger på området. Indtegn din vurdering i hjulet, ud fra en skal på 0 = ikke tilfreds og 10 fuldt/helt tilfreds.
Farvelæg, skraver eller på anden måde visualiser din vurdering. Se illustrationen herunder.

Realistisk fokus og prioriteringsområde

Se på den færdige cirkel, hvilke ansvarsområder får ikke det rette fokus. Er det ansvarsområder du med fordel kunne outsource og dermed få mere ud af det og samtidig give dig mere tid til andre og måske mere interessanteste områder for dig.

Kortlæg årsagen til jeres score.

Spørg dig selv, ift. din lave score. Hvad er det ved det ansvarsområde der gør, at du score som du gør? Eks. som vist i tegning, lav score på arbejdsmiljø. Du ved at der er lovkrav på området, men måske er du ikke nok inde i de gældende lovkrav. Måske frygter du besøget fra arbejdstilsynet, fordi du godt ved, at I ikke helt gør det, I bør gøre osv. Måske tænker du; Som udgangspunkt så går det ok, vi har ikke haft alvorlige ulykker og arbejdstilsynet har ikke været her, men inderst inde nager samvittigheden og tvivlen dig.

Spørg igen dig selv, hvad skal der til, for at du kunne blive mere tilfredse med ansvarsområdet? Kom med løsningsforslag og vurder hvilke muligheder og barrierer, fordele og ulemper der er ved disse.

Outsourc

Der er store fordele ved at outsource:

• Du bruger din egen tid mest optimalt.
• Du får andre til at løse opgaver de er gode til.
• Du sparer tid og ressource
• Du sikre dig at i som virksomhed overholder krav og regler, uden selv at bruge tid på det.

Måske bruger du allerede det, at outsource nogle områder i din virksomhed, eks. rengøring, IT, bogholderi osv. Men måske kan du med fordel også outsource andre områder.

Forleden var jeg sammen med en virksomhedsejer, som havde valgt at outsource direktøransvaret. Så det er spørgsmål om hvordan du vil bruge din tid bedst – Tid er guld værd.