Privatlivspolitik ved Balance ApS

(General Data Protection Regulation – Pr. Maj 2018)

Har du haft et samarbejde med Balance ApS, enten som forløbsdeltager, samarbejdspartner eller erhvervsmæssigt, så har Balance ApS registreret oplysninger om dig og/eller din virksomhed. Ønsker du, at få oplyst præcis hvilke informationer, vi har om dig, kan du kontakte os og få svar. Du har altid ret til indsigt i de registrerede oplysninger og ret til, at disse ændres eller slettes, såfremt de registrerede oplysninger ikke opbevares iflg. Lovgivningen (ex. Bogføringsloven). Følgende gør sig gældende i Balance ApS’ privatlivspolitik.

Oversigt

1. Indsamling og anvendelse af person og/eller virksomhedsoplysninger
1.2. Forløbsdeltagere
1.3. Erhvervskunder
1.4. Tilmeldte til nyhedsbrev/markedsføring
1.5. Medlem af Balance ApS (bruger af online medlemsside)
1.6. Samarbejdspartner
1.7. Udtalelser på hjemmesiden
1.8. Fotos

2. Videregivelse af oplysninger

3. Online sikkerhed i forbindelse med dine registrerede oplysninger
3.1. E-mail kommunikation
3.2. Eksterne links

4. Dine rettigheder


1. Indsamling og anvendelse af person og/eller virksomhedsoplysninger

Hos Balance ApS indsamles der kun de mest nødvendige oplysninger om din person og/eller din virksomhed. Som udgangspunkt indsamles der kontaktoplysninger i form af e-mailadresse, telefonnummer og navn på kontaktpersoner, der indgås aftaler eller korrespondance med. Yderligere oplysninger registreres ved papirarkiv der opbevares i dertil indrettede og aflåste arkivskabe.

1.2 Forløbsdeltagere
Som ny forløbsdeltager (ex. stressbehandling, coaching og hypnose), vil du blive præsenteret for en ’PersonDataPolitik’ formular (herefter benævnt ’PDP’). Herpå er det kort beskrevet hvordan dine rettigheder ift. de registrerede persondata er. Inden du forlader første session bedes du udfylde kontaktoplysninger og efterlade en underskrift som tilkendegiver, at betingelserne er læst og forstået. Kontaktoplysningerne bruges (medmindre andet er oplyst), kun såfremt at Balance ApS skal i kontakt med dig ved akut behov (aflysninger, ændring af mødedato og lignende). Disse kontaktoplysninger registreres i vores CRM-system.

PDF formularen opbevares i papirarkiv og kun så længe du er aktiv i et forløb hos Balance ApS (eller så længe du er modtager af vores nyhedsbrev, hvis du har takket ja til det). Har du takket ja til, at modtage vores nyhedsbrev på PDP formularen vil din e-mailadresse samt dit for -og efternavn blive indtastet i MailChimp som er vores markedsføringsplatform. Til fakturering indsamles navn, adresse og e-mailadresse, samt telefonnummer. Telefonnummeret bruges kun, hvis øvrige oplysninger mangler. Detaljer for brug i dit forløb (såsom seksuel orientering, politisk standpunkt og lignende), registreres kun ved behov og opbevares kun i papirarkiv, med dit samtykke på PDP – og kun så længe det har relevans for dit aktive forløb hos Balance ApS.

Balance ApS er underlagt tavshedsløfte og vi deler aldrig personlige oplysninger med andre medmindre du har indgivet en skriftlig anmodning herom.

1.3 Erhvervskunder
Som erhvervskunde vil der i vores betingelser, i forbindelse med indgåelse af ordre være orienteret om, hvordan vi anvender virksomhedsoplysninger og andre noter tilknyttet din virksomhed. Der opsamles som udgangspunkt oplysninger der kan identificere virksomheden såsom logo, navn og adresse.

Endvidere vil der i forbindelse med indgåelse af ordren, blive indsamlet oplysninger om kontaktperson, i form af navn, e-mailadresse og telefonnummer, til brug ved samarbejdet. Oplysninger om din virksomhed og tilknyttede kontaktpersoner opbevares elektronisk i vores CRM-system, lige som nødvendig mailkorrespondance arkiveres i Microsoft Outlook. Der gemmes endvidere håndskrevne noter og materiale der enten er overdraget/udlånt af virksomheden selv, eller udarbejdet af Balance ApS.

Betingelserne for hvorledes vi håndterer kundemateriale vil fremgå af ALL-IN aftalen hvis en sådan er indgået, ellers betragtes noter som Balances ejerskab og makuleres efter endt samarbejde. Kundemateriale der er udleveret til Balance af virksomheden, leveres tilbage til kunden, efter endt samarbejde.

1.4 Tilmeldte til nyhedsbrev/markedsføring
Vi bruger MailChimp som markedsføringsplatform. Her registreres for -og efternavn samt e-mailadresse og ingen yderligere oplysninger, såfremt du tilmelder dig nyhedsbrevet.

1.5 Medlem af Balance ApS (bruger af online medlemsside)
Har du eller din virksomhed et medlemskab hos Balance ApS skal du være opmærksom på, at vi forbeholder os ret til, at:

– Registrere din e-mailadresse til brug for dit login
– Sende nyhedsbreve med opdateringer der har betydning for dit medlemskab (nyheder, vigtig information og lignende), til den registrerede e-mailadresse. Til det formål benytter vi os af markedsføringsplatformen MailChimp.
– Oplysninger til brug for at fakturering for medlemsbetalingen.

1.6 Samarbejdspartner
Har du eller din virksomhed en samarbejdsaftale med Balance ApS, har vi også registreret oplysninger herom. På vores hjemmeside vil dit logo samt link være at finde under fanen ’Samarbejdspartnere’, som henvisning til vores samarbejde. Har du ændringer hertil eller vil du have slettet det brugte logo helt, kan du kontakte os.

1.7 Udtalelser på hjemmesiden
Indimellem samler Balance ApS udtalelser ind til for at kvalitetstjekke og underbygge vores referenceblad. Har du lavet en skriftlig udtalelse frigives den kun på hjemmesiden med dit samtykke. Du har altid ret til, at trække dit samtykke tilbage, hvorefter udtalelsen vil blive fjernet fra hjemmesiden.

1.8 Fotos
Indimellem bliver der til vores foredrag, eller andre arrangementer, taget billeder til brug for markedsføring i vores nyhedsbreve, samt på Facebook, hjemmeside og lignende. Der vil altid blive spurgt først, og du kan altid takke nej. Der hentes særligt samtykke ved portrætfotos, men ikke ved situationsfotos med mere end 6 mennesker på.


2. Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver ikke dine oplysninger til anden part, uden kendelse fra rettens instanser, eller skriftlig anmodning fra forløbsdeltageren/virksomhedens kontaktperson selv.


3. Online sikkerhed i forbindelse med dine registrerede oplysninger

Vi gemmer dine personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i aflåste faciliteter, vi kan dog ikke garantere 100 procent sikkerhed ved dataoverførsler via internettet. Det betyder, at der kan være en risiko for, at andre uberettiget tiltvinger sig adgang til oplysninger, når data sendes og opbevares elektronisk. Vi har tilkøbt en forsikring der sikrer hurtig og kompetent udredning af problematikker der måtte opstå ved eksempelvis hacking af vores data. Vi gør hvad vi kan, for at sikre dine oplysninger.

3.1 E-mail kommunikation
Vores e-mails er krypteret med TLS. Som udgangspunkt søger vi, at minimere de personhenførbare data i emailkorrespondance, og vælger at have personfølsomme samtaler under 4 øjne, eller ved klientens ønske, pr. telefon. Det vurderes altid, inden afsendelse af mail, hvorvidt indholdet er for ømtåleligt til, at kunne forsvares afsendt med TLS kryptering.

Du kan læse mere om kryptering her: https://www.datatilsynet.dk

Når vi fremsender faktura eller rykker for betaling, sker det igennem vores regnskabsprogram e-conomic. Economic krypterer ligeledes følsomme e-mails i overensstemmelse med persondataforordningen. Vores regnskabsføring udføres af en ekstern bogfører, som der forefindes databehandleraftale med.

3.2 Eksterne links
Vores websted indeholder links til tredjepartswebsteder. Hvis du får adgang til websteder fra de links, der er givet på vores hjemmeside, indhenter udbyderne af disse hjemmesider muligvis oplysninger fra dig, som vil blive anvendt i henhold til deres politik om beskyttelse af personlige oplysninger, der kan være anderledes end vores politik om beskyttelse af personlige oplysninger og cookies. Vi anbefaler, at du undersøger de andre hjemmesiders politik om beskyttelse af personlige oplysninger for at forstå deres procedurer for indsamling, brug og videregivelse af personlige oplysninger. Som udgangspunkt linker vi kun til tredjeparts hjemmesider, som vi selv har tillid til – vi fralægger os dog et hvert ansvar for sikkerheden ved benyttelse, af enhver tredjeparts hjemmeside.


4. Dine rettigheder

Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos Balance ApS skal du kontakte os på: info@balancedanmark.dk.

Du har:
– Ret til at blive orienteret om indsamling/behandling og videregivelse af oplysninger til brug for elektronisk databehandling.
– Ret til at bede om indsigt i de oplysninger om mig, der behandles elektronisk.
– Ret til at gøre indsigelse mod, at oplysningerne behandles elektronisk.
– Ret til at kræve berigtigelse, sletning eller blokering af oplysninger, der er urigtige, vildledende eller på lignende måde er behandlet i strid med lovgivningen.
– Mulighed for, at læse mere om persondataloven på www.datatilsynet.dk

Du kan klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klagen indgives til Datatilsynet. Ved ophør af samarbejde med Balance ApS makuleres alle papirarkiver der kan henføres til dig eller din virksomhed. Vi bibeholder dog dine kontaktoplysninger i vores CRM-system, for fortsat at kunne sende dig informationer, herunder invitation til kommende arrangementer der vurderes, at kunne have særlig betydning for dig eller din virksomhed. Du kan til enhver tid bede om, at dine kontaktoplysninger slettes. Oplysninger brugt ifb. med bogholderi gemmes juridisk i op til 5 år.