Når du planlægger din arbejdsdag

Når du planlægger din arbejdsdag, er der især én gylden regel, du bør holde dig til: Planlæg max 60 procent af din arbejdsdag.

Som arbejdsmiljørådgiver og stressbehandler oplever jeg alt for ofte, at arbejdstiden ikke respekteres og planlægges efter de tilstedeværende ressourcer. Rigtig mange oplever at gå ned med stress, pga. tidsmangel. Og rigtig mange planlægger 100 procent af arbejdstiden.

Er du tidsoptimist, hører du ofte dig selv sige “det tager ingen tid”, “det er da bare lige” eller “det skal jeg nok klare”. I det tilfælde planlægger du måske endda 200 procent eller mere. Men du har slet ikke så meget tid at gøre godt med.

I løbet af en arbejdsdag

I løbet af en arbejdsdag er der afbrydelser, ting der kommer ind fra højre, uforudsete og uventede ting der skal tages højde for, sygemeldinger osv.

Sådan er det. Stort set hver eneste dag. Og selvom du ikke ved, hvad der kommer til at ske i dag, kan du alligevel godt regne med, at cirka 40 procent af din tid vil gå med ikke-planlagte aktiviteter.

60 procent af en almindelig arbejdsdag svarer til cirka 4,5 timer. De sidste 3 timer kan du med andre ord ikke regne med. For nogle job gælder det, at du måske i virkeligheden kun kan planlægge meget mindre.
Som tommelfingerregel kan man sige, at jo mere udadvendt dit job er, jo mindre tid kan du planlægge. Men du kan stort set aldrig – uanset job – planlægge mere end 60 procent af din tid.

Når du laver din to do-liste, er det derfor vigtigt, at du estimerer dine opgaver. De stressramte tidsoptimister der kommer hos mig, mangler alle sammen at planlægge og estimere deres opgaver og tid. Det er nemlig her, at du finder ud af, om du netop har planlagt en arbejdsdag på 30 timer, eller om du holder dig inden for de max 60 procent. Med denne lille øvelse, får mange en ah-ha oplevelse, når de ser at der er opgaver for lange mere end 24 timer i døgnet. Så begynder forståelsen for egen stress, lige så stille og roligt at komme til bevidsthed.

Estimeringsopgave

Lav en liste over de opgaver du skal arbejde med i morgen. De opgaver du skal nå, bør nå, der er forventninger om at du når osv. Tag ALT med.
Kig på hver enkelt opgave på din liste og lav et hurtigt estimat – Hvor lang tid vil det tage mig at lave den enkelte opgave?
Lav til sidst et virkelighedstjek ved at lægge dine estimater sammen.
Vurderer du opgaver til at vare mere end 1 time, så opdel den enkelte opgave i underopgaver, for på den måde at have en komplet liste af opgaver der ikke varer mere end 60 min.
Prioritér nu opgaverne – hvad er vigtigst – Prioritet 1,2 og 3. Det er dem du arbejder først med hver dag og det tager max. 3 timer.

Lyder det omstændeligt? Bare rolig. Det tager kun et par minutter om dagen. Til gengæld får du en plan, der holder. En plan, hvor du rent faktisk får streget de ting ud, der står på den. Og hvor du hver dag arbejder med og afslutter de 3 vigtigste.

Vil du gerne være mere effektiv? Hvis ja, så hiv én dag ud af kalenderen og investér i dig selv og dit arbejdsliv.